איך למקסם את היעילות שלך במשרד: טיפים שלא חשבת עליהם!
ברוכים הבאים לעולם שבו המושג "להביא עבודה הביתה" לא מתייחס עוד לקביעת פגישה עם הרווקות של אמא, אלא למלחמה הראשונה על כל מיני הגדרות במחשב שלך. אם חשבת שהעבודה שלך במחשב היא פשוטה כמו לחבר כבל לחשמל, תתכונן להתעורר! כאן תמצאו שלל טיפים והמלצות שיביאו אתכם לניהול משרד לגמרי חדש, לא רק מבחינת טכנולוגיה אלא גם מההיבט של איכות החיים שלכם.
תזמון העבודה: הגדרה מחודשת של "אחרי הצהריים"
טכנולוגיה היא כמו מנה טובה של פסטה: אם מבשלים אותה פחות מידי, היא לא אוכלת. אם מבשלים אותה יותר מידי, היא מתפוררת. כך גם עם שעות העבודה שלכם. חשבתם על תוצאה מדויקת? הייתם רוצים לדעת שהתשובות לשאלות האלו עשויות לשדרג את יום העבודה שלכם?
- מה זה "שעות עבודה טובות"? הבעיה היא שזמן העבור על המחשב לא אומר כלום. מה שחשוב זה התפוקה!
- המנעות מהסחות דעת: כמה לייקים צריך כדי ליצור הסחה של 10 דקות? תהיו כנים.
- חלקו את היום לשלושה חלקים: ניהול, הכנת פרויקטים חדשניים, ומנוחה (כן, גם השלב הזה חשוב!).
זמן מנוחה? לא מצחיק!
ישנה תיאוריה שאומרת שמחקרים הראו שלקיחת הפסקה כל 25 דקות (לכוס קפה יש השפעה של חום, לא?) עשויה לשפר את ריכוזכם. זה נשמע שולי, אבל אסור לשכוח: מוח עייף שווה ביצוע גרוע! אז קדימה, קחו הפסקה, קפצו להוציא את הכלב – או את עצמכם, אם יש לכם סף סבלנות נמוך.
מיקום מושלם ואביזרים חד פעמיים: האם הנוחות היא המפתח?
כל אחד מאיתנו מתמודד עם אתגרים יומיומיים בעבודתו, אבל מי אמר שצריך לסבול בזמן זה? מיקום המחשב ושולחן העבודה שלכם יכולים לשפר את היעילות בכמויות שתרצו לפתוח פיצרייה אחרי העבודה!
- ססגוניות – השולחן שלכם חשוב לא פחות מאשר המחשב. הקיפו את עצמכם בפתרונות נוחים (ובואו, קצת צבע לא מזיק).
- הפכו את המשרד לאי שלכם: כיסאות נוחים, שולחנות מתכווננים, ואולי אפילו עציץ קטן?
- וודאו שהכל נמצא בהישג ידכם: הלפטופ שלכם צריך להיות יותר נגיש מחבילה של ביסלי!
שאלות שסביר להניח ששאלתם את עצמכם:
למה לא להכין פינת עבודה חדשה?
כי פינה חדשה שווה יותר מפריזורה חדשה. וגם כי גודל העמדה לא קובע, אלא אם אתם מסתירים מתחת לשולחן פיצה שבורה לתקופת החגים.
האם לעבוד על חיסכון בסחבת הידית?
כמובן! למה? כי אם פשוט תלמדו לעבוד בצורה חכמה יותר אתם תעשו את כל העמק דרך Xerox.
הכוח שבארגון: כמות לקסיקון ביצועית במשרד
עכשיו מי נגע באוריינות של המשרד שלכם? כל מוצר תוכנה מדברות אופטימיזציה, אז בואו נדבר על איך להפוך את המשרד למכונה משומנת היטב! תכנון נכון שווה יציבות גדולה, וגם אפשרות להכניס לפחות 12 הרמות חדשות בשעה.
- השתמשו בדרכים חכמות: תוכנות שמרכזות את כל המידע שאתם צריכים.
- שימוש בכרטיסיות להעברת משימות – רעיון מושלם לפיצול המטלות בין עובדים.
- אל תשכחו לעדכן את תוכנת האימייל שלכם – לא, אנחנו לא מדברים על העדכונים השבועיים של יוסי על העסקאות האחרונות.
נניח שיש לכם עשרה מיילים לא נפתחים – מה עושים?
תשובה: במקום להגיד "מחר", פשוט פתחו את כולן בעורך טקסט. כשתגיעו למייל מוקפא קפיצה על שם המשלח תעזור לכם להפעיל את הכותרת שלכם כמו להיות קפטן גנרל בצבא אלקטרוני.
סיכום מסוף ההתקנה: עשייה חכמה!
בסופו של דבר, טכנולוגיה לא מחליפה אנשים, אנחנו יודעים את זה. אבל אם תיעזרו בכלים ובתהליכים הנכונים, אתם יכולים לגרום לכל יום במשרד להרגיש כמו יום חופש. אז קחו את הטיפים הללו, השקיעו במשרד שלכם, ותהפכו אותו למקום שגם שאתם שונאים לקום אליו בבוקר, אתם תתמכרו אליו כמו לקפה חזק בשבוע ההכנה למבחן.
אז מה אתם מחכים? עזבו מיילים לא נקראים, תתחילו עם התהליך ובואו למקסם את כל מה שאתם עושים!